飲食店のシフト作成・管理が難しい理由とは？
飲食店の運営において、シフトの作成・管理は毎週、毎月必ず発生するルーティン業務です。しかし、「ただ人を並べればいい」わけではなく、店舗ごとの営業スタイル、スタッフのスキルや希望、法令遵守といった複雑な要素が絡み合います。多くの店長が「この作業にもっと時間をかけたい業務があるのに…」と頭を抱えるのも無理はありません。
では、なぜこれほどまでにシフト作成が難しいのでしょうか？4つの主要な課題に分けて、詳しく見ていきましょう。
人手不足と採用難の中での人員確保
慢性的な人手不足は、飲食業界全体に広がる課題です。特に近年は、少子高齢化や学生アルバイトの減少、外国人労働者のビザ制限などが重なり、シフトに入れる人自体が足りないという状況も珍しくありません。
「希望シフトを出しても枠が埋まらない」
「無理な出勤を頼まざるを得ない」
そんな場面に直面した経験がある方も多いのではないでしょうか。スタッフ数が限られている中で、営業に支障を出さず、なおかつ無理のないシフトを組む難しさは年々増しています。
スタッフの希望と公平性の両立
希望通りにシフトに入れなかったスタッフから「なんで自分だけ？」という声が上がると、チームの雰囲気が一気に悪くなることもあります。希望をすべて反映させるのは難しくても、少なくとも「公平な判断がされている」と納得感のあるシフトを作ることは、スタッフのモチベーション維持に欠かせません。
シフト作成の理想は、「個々の希望を尊重しつつも、営業に必要な人員配置を満たすこと」。しかし、繁忙時間に戦力を集中させる必要がある飲食店では、どうしても一部の人に偏りが出やすくなります。こうしたバランス感覚も、店長の悩みの種になりがちです。
急な欠勤・変更への対応力が求められる
「すみません、今日ちょっと熱が出て…」
「電車が止まっていて遅れます」
体調不良や交通トラブルなど、急な欠勤や遅刻は避けられません。こうした突発的なトラブルに即座に対応できるかどうかで、店舗の運営に大きな差が生まれます。
紙やExcelで管理していると、代打を探すだけで一苦労。誰が今日休みで、誰なら急きょ出られるかを把握するのに時間がかかってしまいます。結果として、現場が回らず、クレームや売上機会の損失につながることも。
迅速かつ的確な判断力と、普段からの仕組みづくりが問われる部分です。
人件費管理・労働法令遵守のプレッシャー
もう一つ見落とせないのが、人件費と法令の両面での管理責任です。
「なんとなく多めに人を入れておけば安心」では済まされず、FLコスト（Food＆Labor Cost）を意識したシフト編成が求められます。
さらに、シフトが法定労働時間を超えていないか、有給休暇の取得義務を満たしているか、深夜労働や休憩時間が適切かなど、労働基準法との整合性も見なければなりません。違反が発覚すれば、行政指導や訴訟リスクすらあるのです。
店長は単なるスケジュール調整者ではなく、経営と法令のバランスを見極める“現場の司令塔”でもあるというわけです。
このように、飲食店のシフト作成・管理は単なる作業ではなく、人的・法的・経営的観点が複雑に絡む“戦略業務”なのです。
次の章では、こうした悩みをどうすれば解決できるのか。現場で実践できる3つの戦略をご紹介します。
シフト作成を効率化する方法｜店長が取るべき3つの戦略
「シフト作成＝面倒で時間がかかる作業」というイメージを持っていませんか？
たしかに、属人的に管理されがちな業務であることは間違いありません。しかし、いくつかのポイントを押さえれば、もっとラクに・もっと正確に・もっと納得感のあるシフト運用は可能です。
ここでは、現場で実践できる「3つの戦略」を紹介します。日々の業務にそのまま活かせる内容なので、ぜひチェックしてみてください。
人員配置基準と繁閑予測の明確化
まずは、「そもそも、どの時間帯に何人必要なのか？」という基準を明確にしましょう。
この基本があいまいだと、無駄な人員配置が生まれたり、逆にピークタイムで回らなくなったりと、現場の混乱を招きます。
たとえば、ランチピークはホール4人・キッチン3人、ディナーはホール3人・キッチン2人といったように、曜日別・時間帯別で最適な人数を定義しておくと、シフト作成の精度が一気に上がります。
さらに、売上データや来客数の傾向をもとに「繁閑予測」を行うことも重要です。
天候・イベント・季節変動なども考慮すると、より精度の高い予測が可能になります。
この分析は、Excelでも簡易的にできますし、後述するツールの多くには自動予測機能が搭載されています。
スタッフとの円滑なコミュニケーション
次に重要なのが、「人との対話」です。
どれだけツールを使っても、スタッフの不満がたまるようなシフトでは長続きしません。
だからこそ、シフト作成前後のコミュニケーションが欠かせないのです。
・希望シフトはいつまでに出すか
・希望はどこまで反映できるか
・変更依頼にはどう対応するか
こうしたルールをあらかじめ決めておくことで、トラブルの予防になります。
また、「希望が通らなかった理由」を丁寧に説明するだけで、スタッフの納得度は大きく変わります。
加えて、LINEグループやシフトアプリのチャット機能などを活用して、日常的に気軽に相談できる環境を整えることも、ストレスフリーな現場づくりには効果的です。
Excelやツールを活用した業務の自動化
最後は、やはり「ツールの力を借りる」という視点です。
多くの店長が紙やExcelで頑張っているのが現状ですが、限界があるのも事実。
「曜日を間違えた」「同じ人を2日連続で深夜に入れてしまった」など、ヒューマンエラーは誰にでも起こります。
近年は、無料・有料を問わず、便利なクラウド型のシフト管理ツールが数多く登場しています。
たとえば、
- 希望シフトの提出〜自動割り当てまでワンストップで管理
- スタッフ全員のスマホでシフト確認・変更が可能
- 勤怠や人件費の見える化
といった機能を持つサービスも増えています。
一度導入してしまえば、作業時間が1/3になると感じる店長も多いのが実情です。
もちろん、最初の設定や慣れには少し時間がかかるかもしれませんが、中長期的な労力・コストの削減には間違いなく貢献します。
これら3つの戦略を実践するだけでも、シフト作成の「しんどさ」はかなり軽減されます。
次章では、実際にどのようなツールを使えばいいのか、「無料」と「有料」の違いや選び方について、具体的に見ていきましょう。
無料＆有料シフト作成ツールのメリット・デメリット比較
シフト作成に役立つツールには、「無料で使えるもの」と「有料の専用サービス」があります。
どちらにもメリットとデメリットがあり、自店の規模や課題に合わせた選定が重要です。
ここでは、飲食店の現場でよく使われる無料ツールの特徴、有料ツールの利点、選び方の視点をまとめてご紹介します。
無料ツールの特徴（例：スプレッドシート、アプリ）
無料ツールの代表格は、「Googleスプレッドシート」や「Excelテンプレート」、そして「無料版のシフト管理アプリ」です。
初期費用ゼロで導入できるのが最大の魅力で、特に個人経営の飲食店や、まず試してみたいという店舗にとっては手軽な選択肢です。
＜主なメリット＞
- 導入コストがかからない
- すぐに始められる
- カスタマイズ性が高い（特にスプレッドシート）
＜主なデメリット＞
- 自動化機能が乏しく、作成に時間がかかる
- スタッフとの情報共有が煩雑になることも
- 勤怠や人件費管理との連携が難しい
- セキュリティ面でやや不安がある
たとえば、Googleスプレッドシートで作成したシフト表は、スマホでも閲覧可能ですが、リアルタイム通知や自動アラートなどは非対応。そのため、欠勤対応や変更連絡が発生すると、LINEや電話で個別に連絡する必要があります。
有料ツールの利点（自動化・勤怠連携・人件費最適化）
一方、有料のシフト管理ツールは、業務効率を劇的に改善する多機能性が強みです。
クラウド型でスマホ対応しているものがほとんどで、従業員との情報共有もスムーズです。
＜主なメリット＞
- シフト希望の収集から自動割り当てまで一括管理
- 勤怠・給与・人件費管理との連携が可能
- 法令順守のアラート機能あり（労働時間超過・休憩未取得など）
- チャットや通知機能で、急な変更にも即対応可能
- 分析ダッシュボードにより、人件費の可視化や予実管理ができる
＜主なデメリット＞
- 月額利用料が発生する（数千円〜1万円台が相場）
- ツールに慣れるまでの導入コスト（学習時間）が必要
- 店舗の規模によってはオーバースペックになる可能性も
たとえば「シフオプ」や「ジョブカン」は、スタッフの希望提出を自動で取り込み、過不足のない割り当てをAIがサポート。そのうえ、打刻・勤怠・給与計算と連動させれば、バックオフィス業務もまとめて効率化できます。
自店舗に合ったツール選定の考え方
無料・有料のどちらを選ぶかは、「店舗の規模」「求める機能」「将来の展望」によって変わります。以下のような指標を参考にしましょう。
| 店舗タイプ | 向いているツール | 選定の理由 |
|---|---|---|
| 個人経営・小規模店舗 | スプレッドシート／無料アプリ | コスト重視。人員も少なく手作業で管理可能 |
| 中〜大規模店舗 | 有料クラウド型ツール（シフオプ、ジョブカン等） | 人員が多く、作成・共有・管理の効率化が求められる |
| 多店舗展開 | 一元管理が可能な有料ツール | 店舗間の情報共有と本部管理に強みが必要 |
また、「まずは無料で試してから、有料ツールにステップアップする」という導入ステップもおすすめです。多くのサービスでは無料トライアル期間が用意されており、使用感や操作性を事前に確認できます。
「なんとなく今の方法を続けている」
そんな状態を脱するために、一度ツールの導入を検討してみる価値は十分にあると言えるでしょう。
次章では、具体的にどのツールがおすすめなのか、無料・有料の注目サービス7選を紹介しながら、機能や価格を徹底比較していきます。
おすすめシフト管理ツール7選｜機能・価格・向いている店舗を比較
「ツールを使ってシフトをラクにしたい。でも、種類が多すぎて何を選べばいいのか分からない…」
そんな店長のために、無料・有料それぞれのおすすめシフト作成ツールを7つ厳選しました。特徴・価格・向いている店舗規模などを比較し、自店にぴったりなサービス選定の参考にしてください。
無料ツール3選｜コストを抑えつつ始めたい店舗に
1. Google スプレッドシート ＋ 無料テンプレート
特徴：
最もシンプルでコストゼロ。ネットで配布されている無料テンプレートを活用すれば、シフト表作成はすぐに開始できます。
おすすめポイント：
- 導入コスト完全ゼロ
- カスタマイズ性が高く、自由に設計可能
- Googleアカウントがあればすぐに共有できる
向いている店舗：
個人経営、スタッフ5〜10名程度の小規模店
2. Airシフト（リクルート）
特徴：
リクルートが提供する無料のクラウド型シフト管理ツール。直感的なUIとスマホ対応が好評です。
おすすめポイント：
- シフト希望の回収〜作成〜共有まで一元化
- 無料でアプリ使用可能（スタッフ用）
- 勤怠管理や給与計算とは別途Airレジ連携あり
向いている店舗：
初めてツールを使う店舗、ITに不慣れなユーザーでも安心
3. シフトボード（株式会社リクルート）
特徴：
スタッフ視点で設計されたアプリ。希望提出やシフト閲覧をスマホで完結できます。店舗側には「シフト管理者向けWeb画面」あり。
おすすめポイント：
- 無料で使えるモバイルアプリ
- スタッフの複数店舗勤務にも対応
- LINE感覚で使いやすいUI
向いている店舗：
若手アルバイトの多いカジュアルな飲食店、カフェなど
有料ツール4選｜業務効率と精度を最大化したい店舗に
4. シフオプ（株式会社リクルート）
特徴：
AIによる自動シフト作成機能が人気。希望・スキル・法令を考慮した最適配置が可能です。
料金：
1ユーザーあたり月額330円（税込）〜（※料金体系は変動あり）
おすすめポイント：
- 自動作成で店長の作業を大幅削減
- 法令違反リスクをアラートで防止
- 人件費シミュレーション機能あり
向いている店舗：
複数スタッフ・変動シフトが多い中〜大規模飲食店
5. ジョブカン勤怠管理
特徴：
シフト作成だけでなく、勤怠打刻・残業管理・給与連携などバックオフィス全体を支える総合型ツール。
料金：
月額220円〜／1ユーザー（基本プラン）＋初期費用無料
おすすめポイント：
- 勤怠・給与・人事とワンストップ連携可能
- 導入実績10万社以上の安心感
- サポート体制が手厚い
向いている店舗：
本部管理が必要な飲食チェーン、多店舗展開企業
6. Touch On Time（タッチオンタイム）
特徴：
ICカード打刻や指紋認証にも対応し、物理的な出退勤管理と連動できるシステム。飲食現場での実用性が高い。
料金：
月額300円／1ユーザー＋初期費用なし（別途打刻機器費用あり）
おすすめポイント：
- 多様な打刻方式に対応（スマホ、ICカード、指紋）
- 勤怠管理に強く、シフトとの連携がスムーズ
- 企業規模を問わず対応可能なスケーラビリティ
向いている店舗：
リアルな打刻管理を重視する中〜大規模飲食店
7. アールシフト（株式会社アールナイン）
特徴：
人員配置最適化に特化した「シフトシミュレーション機能」を搭載。精度の高い人件費コントロールが可能。
料金：
個別見積もり制（要問い合わせ）
おすすめポイント：
- 売上・来客数に応じた人員配置が可能
- 経営管理に直結する分析機能が豊富
- 本部と店舗での多段階管理も対応可
向いている店舗：
売上・人件費最適化を重視する戦略的飲食店や本部運営型店舗
比較表：主要7ツールの特徴一覧
| ツール名 | 料金 | 自動作成 | 勤怠連携 | スマホ対応 | 向いている店舗規模 |
|---|---|---|---|---|---|
| Googleスプレッドシート | 無料 | × | × | ○ | 小規模（1店舗） |
| Airシフト | 無料 | △ | ○（Airレジ） | ○ | 小〜中規模 |
| シフトボード | 無料 | × | × | ◎ | 小規模・若年層多め |
| シフオプ | 月額330円〜 | ◎ | ○ | ◎ | 中〜大規模 |
| ジョブカン | 月額220円〜 | ○ | ◎ | ◎ | 多店舗・本部運営 |
| Touch On Time | 月額300円〜 | △ | ◎ | ◎ | 中〜大規模 |
| アールシフト | 要見積もり | ◎ | ◎ | ◎ | 戦略的運営店舗 |
次章では、こうしたツールを導入した店舗の「実際の成果・変化」について、具体的な成功事例を紹介します。導入を検討する際のヒントになるはずです。
ツール活用で変わった！飲食店のシフト業務改善・成功事例
「実際に使ってみて、本当に効果あるの？」
そう感じる方のために、ここではシフト管理ツールを導入した飲食店のリアルな変化をご紹介します。
小規模店舗からチェーン店まで、異なる規模の事例をもとに、導入前と導入後で何がどう変わったのかを見ていきましょう。
個人経営カフェ｜無料ツールでの省力化
背景：
都内の個人経営カフェ（スタッフ5名）は、手書きとExcelでのシフト作成を続けていました。
希望提出は紙で回収、変更時は電話で対応。店主がすべてを1人で管理しており、シフト作成だけで週2〜3時間を費やしていたとのこと。
導入したツール：
Googleスプレッドシート＋無料テンプレート
導入後の変化：
- 希望シフトはGoogleフォームで回収
- スプレッドシートのテンプレートに自動反映
- スマホで共有することで変更対応も迅速に
- シフト作成時間が週30分に短縮
多店舗チェーン｜シフオプ導入で管理を一元化
背景：
関東を中心に7店舗を展開する居酒屋チェーンでは、各店の店長がバラバラの方法でシフトを組んでいました。
店舗間でのヘルプ要請も非効率で、応援調整や人員過不足が頻発。本部が全体の稼働状況を把握できず、店舗間の格差も課題となっていました。
導入したツール：
シフオプ
導入後の変化：
- 本部がすべての店舗のシフト状況をリアルタイムに把握
- AIによるシフト提案で、人件費のバラつきを20％削減
- 店舗間の応援調整がスムーズに
- 店長の作業負担が軽減し、顧客対応・教育に集中できるように
人件費10％削減に成功した店のシフト最適化術
背景：
地域密着型のレストランでは、ピークに備えて常に余剰人員を配置していたため、人件費率がFLコスト全体の55%を超えていました。
売上は安定していたものの、利益が思うように伸びず悩んでいたそうです。
導入したツール：
ジョブカン勤怠管理（シフト機能＋人件費管理）
導入後の変化：
- 売上に対する人件費率をシステム上で日別にチェック
- 予算を超える配置にアラートが出るように設定
- コアタイムとアイドルタイムを分離し、効率的な人員配置へ転換
- 結果、3ヶ月で人件費を10％削減
このように、店舗の状況や規模に応じて適切なツールを導入すれば、シフト管理は“苦労する業務”から“成果を出す業務”へと変わります。
次の章では、こうした効率化とあわせて欠かせない、労働法令への対応について解説します。知らずに違反している可能性があるポイントを、具体的にチェックしていきましょう。
シフト作成の法律上の注意点と対応策【労働基準法対応】
「知らなかった」では済まされないのが、労働法令違反。
特に飲食業界では、長時間労働や深夜勤務、休憩未取得など、悪気なくルールを破ってしまっているケースが少なくありません。
この章では、飲食店のシフト作成において注意すべき法律のポイントと、それに対応するための具体策を解説します。
労働時間・休憩・休日の基準
まずは基本の確認から。労働基準法では以下のように定められています。
- 法定労働時間：1日8時間、週40時間以内
- 休憩：6時間を超える場合は45分以上、8時間を超える場合は1時間以上の休憩付与が必要
- 休日：毎週少なくとも1日の法定休日を設けること
これらを超えて勤務させる場合は、「36協定」の締結と届出が必須になります。
違反があると、労基署から是正指導を受けたり、書類送検・罰金の対象になるリスクも。
「うちはスタッフが自発的に出てるから大丈夫」と思っていても、法的にはNGとなるケースもあるため、事前のチェック体制が重要です。
36協定、深夜労働、年休取得義務
36協定（サブロク協定）
法定労働時間を超えて残業を命じるには、労使で合意の上、所轄労基署へ届け出た36協定が必要です。
特に飲食業では、繁忙期の残業や深夜営業が避けられない場合もあるため、きちんと協定を交わしておくことは必須です。
深夜労働のルール
22時〜翌5時に及ぶ勤務は深夜割増賃金（25%以上）の対象。
シフト表を作成する際に、深夜帯が常習化していないか、割増賃金が正しく支払われているか、しっかり確認しましょう。
年次有給休暇の取得義務（5日ルール）
正社員・パート・アルバイトを問わず、年5日の有給休暇取得が義務化されています（※2019年改正）。
「シフトに有給を組み込んだかどうか」も店長が管理すべきポイントです。
シフト作成ツールによる法令遵守支援機能
最近のクラウド型シフト管理ツールには、法令違反を未然に防ぐアラート機能が備わっているものも多く存在します。
たとえば：
- ジョブカン：時間外労働や深夜時間のアラート機能あり
- シフオプ：法令に基づいたシフト自動作成ロジックを搭載
- Touch On Time：36協定違反の兆候を通知
これらの機能を活用することで、「知らずに違反していた…」という最悪の事態を防ぐことができます。
また、出退勤データとシフトの整合性をとることで、万が一の労務トラブルにも備えることができます。
シフト作成とは、単なるスケジューリングではなく、法令順守の最前線でもあります。
正しく管理することは、スタッフの安心・信頼につながり、ひいては店舗全体の安定運営にも直結するのです。
次章では、シフト管理ツールの導入にまつわる実践的な疑問（FAQ）を取り上げ、導入時の不安を一つひとつ解消していきます。
シフト作成・管理に関するよくある質問（FAQ）
シフト管理ツールの導入を検討する中で、多くの店長やオーナーが抱く共通の不安や疑問があります。
ここでは、よくある質問に対して実践的かつわかりやすくお答えします。
無料ツールでも業務は回る？
答え：回せますが、限界はあります。
GoogleスプレッドシートやAirシフトなど、無料で利用できるツールは多く存在します。特にスタッフ数が少なく、業務がシンプルな店舗では十分に機能します。
ただし、以下のような場合には限界を感じやすいでしょう。
- 複数店舗でシフトを一元管理したい
- 勤怠や給与との連携も視野に入れたい
- 法令順守や人件費管理も強化したい
このような場合は、有料ツールの導入を検討することで、業務の質とスピードを一段階アップさせることができます。
スタッフがスマホを使わない場合は？
答え：紙との併用、もしくはPC設置による対応が可能です。
最近のツールはスマホ対応が主流ですが、「高齢のスタッフが使い慣れていない」「スマホを持っていない」というケースもあります。
このような場合には、以下のような工夫で対応可能です。
- 店舗にPCまたはタブレットを設置し、スタッフがそこから確認・入力できるようにする
- シフト表をPDFで出力・印刷し、掲示板に張り出す
- 希望シフトの提出だけ紙で受け取り、店長がツールに入力する「ハイブリッド運用」も選択肢
スタッフ全員がツールに慣れている必要はなく、一部だけでもデジタル管理を取り入れることで、業務効率化の第一歩になります。
導入までにどれくらい時間がかかる？
答え：最短で1日〜1週間程度です。
多くのクラウド型ツールは、Web上で登録後すぐに使い始められます。特別な機器やインストール作業は不要で、ブラウザまたはアプリだけで完結します。
ただし、実際の運用開始までには下記の準備が必要です。
- 従業員情報の登録（名前、連絡先、希望条件など）
- シフトのパターン登録（開店・閉店時間、休憩時間など）
- スタッフへの説明と初期トレーニング
小規模店舗であれば1日〜2日で運用開始も可能ですが、丁寧に説明をして定着を図ることが大切です。
スタッフがツールに抵抗を示すときの対処法は？
答え：小さな成功体験を作ることで、自然と慣れてもらえます。
新しい仕組みに抵抗を示すスタッフは少なくありません。特にベテランスタッフほど、手書きや口頭でのやり取りに慣れていることが多いため、急な変化はストレスになることも。
その場合は、以下のステップで導入を進めるのがおすすめです。
- まずは一部スタッフや1週間分だけツールで運用
- 「変更が簡単だった」「スマホで確認できて便利」などのポジティブな声を共有
- そのうえで、「皆さんの負担を減らすための取り組み」として丁寧に説明
無理に押しつけるのではなく、「使ってみたら意外と便利だった」をスタッフに実感してもらうことが、スムーズな定着の鍵です。
このように、シフト管理ツールの導入には確かにいくつかのハードルがあります。
しかし、その多くは工夫次第で乗り越えられる課題でもあります。
次章では、これまでのポイントを総まとめし、「どのようにツールを選び、活用していくべきか」を最終的に整理します。
まとめ｜最適なシフト作成ツールで店長の悩みをゼロに
飲食店のシフト作成は、単なる“予定表づくり”ではありません。
人手不足、スタッフの希望、急な変更、人件費の圧迫、そして法令遵守――こうした複雑な要素を日々さばきながら、店長は現場の最前線で奮闘しています。
しかし、適切なツールを導入することで、その悩みの多くは「解消できる課題」に変わります。
自店舗の課題に合った選定で負担を軽減
すべての店舗に万能なツールはありません。
だからこそ、店舗の規模・人員構成・管理体制・予算に合わせた最適な選定が重要です。
たとえば、
- 個人経営のカフェ → 無料のスプレッドシートやAirシフト
- スタッフ数の多い居酒屋 → ジョブカンやシフオプで自動化＆法令対応
- 多店舗展開のチェーン → アールシフトやTouch On Timeで本部一元管理
というように、目的と課題から逆算してツールを選びましょう。
シフト業務の効率化が生産性と満足度を高める
ツール導入で得られる効果は、単に「時短」だけではありません。
- 店長は接客や教育など、本来の仕事に集中できる
- スタッフは公平で見やすいシフトに納得
- 経営層は人件費の最適化で利益改善
つまり、現場の生産性とチームの満足度が同時に上がるのです。
これこそが、今シフト管理にツールを導入すべき最大の理由です。
無料で試して、段階的な改善を
「いきなり有料ツールは不安…」という方は、まず無料ツールやトライアルから始めてみるのがベストです。
- Excelテンプレートを試してみる
- Airシフトを使ってみる
- スタッフにアプリを触ってもらう
そういった小さな一歩が、店長の悩みを軽くし、店舗運営の質を高める未来につながっていきます。
